Публикации - DOCFLOW: С чего начинается Электронный Архив?

23.04.2013
starostin_en.jpgСтатья Ефима Старостина, Генерального директора Optima Software (Группы Optima), на портале DOCFLOW


Программное обеспечение для создания систем управления электронными архивами (или системы управления архивами электронных документов) является наиболее востребованным на сегодняшний день видом программных продуктов, которые предназначены для автоматизации деятельности в области управления цифровыми активами организации. Очевидными побудительными мотивами для заказчика задуматься о необходимости создания ЭА являются:

  • минимизация времени и трудозатрат на поиск требуемых документов;
  • обеспечение гарантированной доступности и удобства использования необходимых документов;
  • сокращение затрат на содержание помещений для хранения традиционных архивов бумажных документов, а также на обеспечение в них необходимых технических и климатических условий, требующихся для долговременного хранения документов без риска их порчи или безвозвратной потери.

От Электронного Архива заказчик, как правило, может ожидать:

  • значительного улучшения систематизации и классификации хранящихся документов и как следствие «лучших знаний» о находящихся в его распоряжении документах;
  • ужесточения контроля целей использования сотрудниками архивных документов и усиления мер защиты информации, содержащейся в документах, от несанкционированного доступа.

Получается, что практически у любой организации имеется вполне весомый набор стимулов стать обладателем ЭА. Но далеко не все компании являются обладателями ЭА, главным образом потому, что реализация проекта создания ЭА требует достаточно сложных организационных решений и наличия хорошей материально-технической базы.


1. В организационном планесоздание ЭА должно сопровождаться определенным изменением нормативных требований и переосмыслением методов работы с документами.

Поскольку при наличии ЭА вместо традиционного бумажного оригинала документа сотрудникам предстоит использовать электронный образ или электронный аналог документа, то надо предусмотреть, в том числе, решение для подтверждения достоверности, авторства и даже юридической значимости электронных документов (далее – ЭД).

Необходимо определиться с организационными принципами регламентации доступа к архиву и методов использования ЭА.

Кроме того, для того, чтобы не дискредитировать саму идею ЭА (с неполным фрагментарным архивом никто работать не будет), в ходе реализации проекта по созданию ЭА необходимо организовать наполнение архива в кратчайшие сроки. В том числе, быстро осуществить массовый перевод (конверсию) бумажных документов в электронный вид. Это требует значительных организационных усилий и привлечения ресурсов.

Конечно, большую помощь в решении организационных вопросов может оказать опытный исполнитель, но специфика задач по внедрению электронного архива в том и состоит, что основная тяжесть их решения ложится на самого заказчика.

2. Техническая инфраструктура ЭА должна соответствовать масштабности задач ЭА, а значит обеспечивать:

  • гарантированное хранение больших или очень больших объемов информации;
  • доступность архива в режиме 24Х7, причем одновременно с любого числа рабочих мест, в том числе, удаленных и мобильных;
  • высокую степень информационной безопасности в ЭА и защиту данных от несанкционированного доступа, в том числе защиту каналов связи.

Сканирующее оборудование в составе ЭА должно быть не только производительным, но и исключать риски порчи бумажных документов при их преобразовании в электронный вид.

Одним словом, создание ЭА может потребовать значительных инвестиций при формировании технического обеспечения системы.

3. Ну и конечно не следует совсем отрицать важность выбора программной платформы и квалифицированного исполнителя для выполнения работ по созданию ЭА.

Используемая для создания ЭА программная платформа, наряду с традиционными (для практически всех полноценных информационных автоматизированных систем) производительностью, надежностью и защищенностью, должна обладать рядом специфических эксплуатационных характеристик. Первой из них стоит упомянуть адаптивность к специфике ЭА заказчика. В архив может быть помещено множество типов различных документов, каждый из которых характеризуется самобытным набором свойств и классификационных признаков (метаданных). По мере эксплуатации ЭА в него могут быть добавлены документы новых типов, а для уже существующих документов заказчик вправе рассчитывать на изменение набора метаданных без остановки или переналадки системы. Изменения набора метаданных должно осуществляться специалистами заказчика без привлечения исполнителя и немедленно отражаться на систематизации архива и на используемых в системе механизмах поиска документов.

Программная платформа для создания ЭА должна обладать широким спектром встроенных возможностей для интеграции системы с внешним программно-аппаратным окружением. Эффективное использование архивных документов подразумевает, что доступ к ним может быть обеспечен непосредственно из всех бизнес-приложений пользователей, нуждающихся в информационной поддержки своей специфической деятельности. Кроме того, средства интеграции понадобятся на этапе наполнения архива, когда к электронным документам необходимо автоматически «прикреплять» метаданные – сведения об этих документах, которые в большинстве случаев уже имеются в автоматизированных системах или информационных ресурсах заказчика.

Традиционно существуют три «источника» для пополнения или актуализации архива:

  • бумажные документы, подлежащие конверсии в электронный вид;
  • электронные образы или аналоги документов, созданные офисными и бизнес-приложениями;
  • электронные документы, поступающие в организацию по электронной почте, факсимильной или другой электронной связи.

Соответственно, программная платформа ЭА должна включать в свой состав интеграционные средства и технологические компоненты, обеспечивающие взаимодействие с программными средствами сканирования, распознавания и индексирования текстов документов, импорта электронных документов и их метаданных с различных видов носителей информации и из систем электронной связи.

Еще одной важнейшей эксплуатационной характеристикой программной платформы для создания ЭА является ее способность автоматически и регулярно выполнять различные настраиваемые самими пользователями сценарии обслуживания архива, в том числе, сценарии актуализации архива, удаления устаревших документов, миграции документов между устройствами хранения для оптимизации стоимости хранения и создания копий на специализированных надежных носителях.

Ну и конечно, имеют право на жизнь требования по оптимизации методов использования ресурсов дорогих сканирующих устройств и по рационализации прочих затрат на эксплуатацию не самой дешевой технической инфраструктуры ЭА.

Функциональные возможности платформы для ЭА должны обеспечивать возможность использования архива электронных документов в двух режимах:

  • в режиме «читального зала самообслуживания»
  • и в режиме предварительно санкционированного доступа к ЭД (на основе запроса от пользователя и полученного разрешение на доступ к архивному документу в соответствии с установленным в организации порядком).

Зрелые программные платформы для создания ЭА обладают функциональными возможностями, обеспечивающими:

  • развитую систематизацию архива и удобную навигацию между частями архива и отдельными документами;
  • удобные для применения, производительные методы поиска, выборки и визуализации сведений о найденных электронных данных, сочетающие в себе приемы атрибутивного и контекстного поиска (с учетом морфологии языков документов);
  • автоматизацию рутинных процедур по обслуживанию ЭА (администрирование, технологическая настройка, актуализация нормативно-справочной базы архива, его систематизация, формирование научно-справочного аппарата архива и т.д.) и поддержке его пользователей (уведомления, подписки на обновлениях, формирование персональных подборок документов и т.д.).

Поскольку полноценная система управления архивом электронных документов по мере своего развития начинает претендовать на замещение собой традиционного архива бумажных документов, не лишним будет требовать от платформы для создания ЭА тех функциональных возможностей, которые характерны для средств автоматизации деятельности делопроизводственных и архивных служб. В их числе следует упомянуть:

  • управление номенклатурой дел организации;
  • автоматизация списания документов в дело;
  • автоматизированное формирование дел/томов архивного хранения и прилагаемых к ним описи вложений;
  • формирование структурными подразделениями организации сдаточных описей и сводных описей передачи дел на архивное хранение;
  • ведение книги учета поступления и выбытия документов;
  • оформление решений комиссии по экспертизе ценности документов и формирование актов к выделению на уничтожение;
  • отслеживание выдачи и выемки документов уполномоченными органами;
  • и т.д.

Впрочем, как и во всех других случаях, успех проекта во многом зависит от выбора опытного, добросовестного и квалифицированного исполнителя и того внимания, которое будет уделяться проекту со стороны самого заказчика. Не будет преувеличением сказать, что успехом проекты создания ЭА обязаны, в первую очередь, тем конкретным специалистам и организаторам работ, которые войдут в состав проектной команды, как со стороны исполнителя, так и от заказчика.



Источник: http://www.docflow.ru/toolkits/3/detail.php?ID=26147

Услуги

Электронный документооборот на базе OPTIMA-WorkFlow OPTIMA-WorkFlow является комплексной прикладной платформой для создания решений в области управления документами, интегрирующей в себя информационные технологии ведущих российских и зарубежных производителей, в том числе средства криптографической защиты информации, основанные на российских стандартах.





Вернуться к списку публикаций

RSS
© 1990-2013 Группа Optima
121059, Москва, ул. Киевская д.7
+7 (495) 363-36-53
info@optima.ru